Telefon-KI in der Zahnarztpraxis:unser virtueller Assistent Carl
Wie Carl unseren Patientenservice verbessert
In einer zunehmend digitalen Welt verändern innovative Technologien unseren Alltag – und das auf eine Weise, die uns hilft, Zeit zu sparen, Prozesse zu vereinfachen und den Service für Patientinnen und Patienten noch angenehmer zu gestalten. Eine dieser spannenden Entwicklungen ist die Telefon-KI – also eine künstliche Intelligenz, die am Telefon mit Menschen spricht, Anrufe entgegennimmt und Anfragen intelligent verarbeitet.
Auch in unserer Zahnarztpraxis setzen wir seit einiger Zeit auf diese moderne Technologie, um den Kontakt mit unseren Patientinnen und Patienten zu verbessern. Unser digitaler Telefonassistent heißt Carl und stammt von CGM (CompuGroup Medical), einem führenden Anbieter im Gesundheitswesen. Carl unterstützt uns genau dann, wenn alle unsere Telefonleitungen besetzt sind – und sorgt dafür, dass kein Anruf verloren geht.
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen erklären, was eine Telefon-KI überhaupt ist, warum wir uns bewusst für ihren Einsatz entschieden haben und welche Vorteile Carl für Sie als unsere Patientinnen und Patienten mitbringt.
Was ist eine Telefon-KI eigentlich?
Eine Telefon-KI ist ein digitales System, das mithilfe von künstlicher Intelligenz echte Telefongespräche führen kann. Sie versteht gesprochene Sprache, kann auf Fragen reagieren und Informationen aufnehmen oder weitergeben – ähnlich wie ein menschlicher Gesprächspartner.
Die Grundlage dafür bilden moderne Spracherkennungs- und Sprachverarbeitungstechnologien, kombiniert mit einer intelligenten Dialogsteuerung. Das bedeutet: Die KI hört nicht nur, was jemand sagt, sondern versteht auch den Inhalt und die Absicht hinter den Worten. So kann sie gezielt nachfragen, Missverständnisse vermeiden und natürliche Gespräche führen.
Was früher vielleicht nach Science-Fiction klang, ist heute Realität – und das auf einem Niveau, das viele überrascht. Telefon-KIs sprechen mittlerweile mit einer fast menschlichen Stimme, reagieren freundlich und situationsgerecht, und sind in der Lage, die wichtigsten Informationen eines Gesprächs präzise zu erfassen.
Warum die Telefon-KI eine echte Bereicherung für den Praxisalltag ist?
In Arzt- und Zahnarztpraxen gibt es viele Situationen, in denen mehrere Patienten gleichzeitig anrufen – etwa am frühen Morgen, nach Feiertagen oder kurz vor dem Wochenende. Trotz bester Organisation kann es dann vorkommen, dass alle Leitungen belegt sind.
Das führt häufig zu Frustration auf beiden Seiten:
- Patientinnen und Patienten müssen mehrfach anrufen, um jemanden zu erreichen.
- Praxismitarbeiterinnen stehen unter hohem Druck, möglichst viele Anrufe in kurzer Zeit zu beantworten.
Genau hier kommt die Telefon-KI ins Spiel. Sie bietet eine intelligente Lösung, um Anrufe aufzufangen, ohne dass der persönliche Kontakt verloren geht.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Nie wieder Besetztzeichen: Jeder Anruf wird entgegengenommen – egal, wie viele Leitungen belegt sind.
- Bessere Erreichbarkeit: Auch außerhalb der Stoßzeiten oder in stressigen Momenten ist jemand für die Patienten da.
- Zeitgewinn für das Team: Die Mitarbeitenden können sich auf die Patienten im Behandlungszimmer konzentrieren, während die KI Anrufe freundlich entgegennimmt.
- Höhere Patientenzufriedenheit: Niemand muss mehrfach anrufen oder lange warten, um ein Anliegen mitzuteilen.
Unser digitaler Telefonassistent Carl: immer für Sie da, wenn es darauf ankommt
In unserer Praxis nutzen wir die Telefon-KI Carl von CGM (CompuGroup Medical). CGM ist einer der führenden Anbieter von digitalen Lösungen für das Gesundheitswesen und steht für höchste Qualität, Datenschutz und Sicherheit.
Carl ist unser digitaler Telefonassistent – und er hilft uns dabei, immer erreichbar zu sein. Doch anders als vielleicht erwartet, ersetzt Carl keineswegs unsere menschlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Gegenteil: Er unterstützt unser Team, indem er einspringt, wenn alle Leitungen gerade besetzt sind.
Das bedeutet:
Wenn Sie bei uns anrufen und gerade alle Mitarbeitenden im Gespräch sind - Carl meldet sich – freundlich, verständnisvoll und zuverlässig. Er hört sich Ihr Anliegen an, notiert alle wichtigen Informationen und leitet diese umgehend an das Praxisteam weiter.
Wie natürlich und entspannt Carl mit Ihnen spricht
Viele unserer Patientinnen und Patienten sind überrascht, wie natürlich und angenehm ein Gespräch mit Carl ist. Seine Stimme klingt fast menschlich, und er führt Gespräche in einer ruhigen, klaren und empathischen Art.
Carl fragt beispielsweise nach dem Anliegen, notiert wichtige Informationen wie Namen, Telefonnummer und den Grund des Anrufs, und bestätigt alles noch einmal, damit keine Details verloren gehen. Sollte etwas unklar sein, fragt er höflich nach – ganz so, wie es auch eine unserer Mitarbeiterinnen tun würde.
Das Schöne daran: Sie müssen nicht mehrfach anrufen oder sich durch ein kompliziertes Menü klicken. Carl nimmt Ihr Anliegen sofort auf, sodass sichergestellt ist, dass wir es zeitnah bearbeiten können.
Schnelle Bearbeitung und Rückruf noch am selben Tag
Ein besonders großer Vorteil unserer Telefon-KI liegt darin, dass kein Anliegen unbeachtet bleibt. Alle Anrufe, die bei Carl während unserer Öffnungszeiten eingehen, werden in unserer Praxis zeitnah – noch am selben Tag – bearbeitet.
Das bedeutet:
Ihr Anliegen wird direkt an die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen weitergeleitet.
- Wenn Sie während unserer Öffnungszeiten anrufen, erhalten Sie in der Regel am selben Tag eine Antwort oder einen Rückruf.
- Es gehen keine Nachrichten verloren und alle Informationen sind vollständig dokumentiert.
Diese effiziente Arbeitsweise spart Zeit, reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Sie immer schnell die richtige Ansprechpartnerin erreichen.
Datenschutz und Vertraulichkeit – bei uns selbstverständlich
Gerade im medizinischen Bereich ist Datenschutz ein zentrales Thema. Uns ist bewusst, dass Patientendaten höchst sensibel sind und mit größter Sorgfalt behandelt werden müssen.
Daher möchten wir ausdrücklich betonen:
Alles, was Carl am Telefon entgegennimmt, unterliegt den gleichen strengen Datenschutzrichtlinien wie alle anderen Kommunikationswege in unserer Praxis.
- Alle Daten werden absolut vertraulich behandelt.
- Die Speicherung und Weitergabe der Informationen erfolgen verschlüsselt und konform mit der DSGVO.
- Nur autorisierte Personen in unserer Praxis haben Zugriff auf die übermittelten Informationen.
Damit können Sie sicher sein: Ihre Daten sind bei uns und bei Carl in besten Händen.
Mehr Service, mehr Zeit, mehr Zufriedenheit
Mit unserer Telefon-KI Carl haben wir eine Lösung gefunden, die sowohl für unsere Patientinnen und Patienten als auch für unser Team eine echte Bereicherung ist.
Für Sie bedeutet das: Sie erreichen uns immer – auch dann, wenn das Telefon einmal stark frequentiert ist. Sie müssen nicht mehrfach anrufen und wissen, dass Ihr Anliegen zuverlässig weitergeleitet wird.
Für uns bedeutet es: Wir können die gewonnene Zeit nutzen, um uns intensiver um unsere Patientinnen und Patienten in der Praxis zu kümmern und Rückrufe gezielt und effizient durchzuführen.
Technologie ersetzt dabei nicht den menschlichen Kontakt – sie unterstützt ihn. Carl ist also kein Roboter am Telefon, sondern ein digitaler Assistent, der unseren Service erweitert und verbessert.
Wir sind überzeugt: Der Einsatz von Telefon-KI ist ein wichtiger Schritt in Richtung moderner, patientenorientierter Praxisorganisation. Und wir freuen uns, dass wir mit Carl eine Lösung gefunden haben, die uns hilft, jeden Tag ein Stück besser erreichbar zu sein – für Sie.
Haben Sie schon mit Carl gesprochen? Falls Sie demnächst bei uns anrufen und Carl ans Telefon geht – keine Sorge: Sie sind in besten Händen. Carl nimmt Ihr Anliegen mit derselben Sorgfalt auf, wie Sie es von unserem Team gewohnt sind. Und eines ist sicher: Wir rufen Sie garantiert zurück – in der Regel noch am selben Tag.
